1. Unternehmen mit technisch anspruchsvollen Produkten oder Dienstleistungen, die ca. 20-200 Angebote pro Jahr im 5-7 stelligen Umsatzbereich erstellen.
2. Grundlage der Angebote sind umfangreiche Berechnungen sowie Kalkulationen, die zum Großteil mit MS Excel oder Google Sheets erstellt werden.
3. Neben den Berechnungen werden ausführliche Spezifikationen, Leistungsbeschreibungen, Pflichtenhefte oder Statement of Work (SoW) mit MS Word oder Google Docs angefertigt.
4. Die Angebote werden bisher hauptsächlich durch das Kopieren vergangener Projekte und Anpassen an das neue Projekt erstellt. Es gibt kein bestehendes, festes System wie z.B. ein ERP System.

Mögliche Motivationen für eine Optimierung des Angebotsprozesses:

1. Sie erhalten viele Anfragen, die kaum bearbeitet werden können. Sie möchten die Anfragen zeitnah bearbeiten und Angebote abgeben können.
2. Sie möchten ein Vertriebsteam aufbauen bzw. vergrößern. Der Angebotsprozess soll möglichst einfach und skalierbar gestaltet sein.
3. Sie möchten Ihre derzeitigen technischen Vertriebs-Experten entlasten und in anderen Bereichen nutzen, wie z.B. in der Akquise oder der Auftragsabwicklung.
4. Sie möchten die Zahlen aus den Kalkulationen auch für andere Unternehmensbereiche nutzen, wie z.B. dem Projekt Controlling oder der Finanzplanung.
5. Sie möchten die Erfahrung und das Fachwissen ihrer langjährigen Mitarbeiter in ein System integrieren, falls die Mitarbeiter nicht verfügbar sind (Krankheit, Urlaub) oder Ausscheiden (Rente, Kündigung).

Eine Frage der Philosophie und passender Werkzeuge

Um die Angebotserstellung wesentlich zu verbessern, wird auf eine Vielzahl von wirkungsvollen Methoden zurück gegriffen. Hierzu gehören

• Modularisierungen und Standardisierungen
• Vereinfachungen, übersichtliche Gestaltung, einfache Bedienung
• Integration von Erfahrungen und Fachwissen in die Kalkulation
• Ordnung und Struktur
• Kalkulationen und Textbausteine miteinander verknüpfen
• Verbesserte Prozesse und Gewohnheiten

Video Beispiel einer Angebotserstellung mit modularem System

Preis Beispiele

Natürlich ist jedes Unternehmen und damit jedes Projekt sehr individuell. Um ein Gefühl für die möglichen Preise zur Einführung eines solchen Systems zu bekommen, sind hier einige Beispiele aufgeführt. Auf begrenzte Zeit wird ein Einführungspreis für Neukunden gewährt.

100% Zufriedenheitsgarantie / Erfolgsgarantie

In der Regel können mit den eingesetzten Methoden, Tools und Werkzeugen erhebliche Geschwindigkeitsvorteile bei der Erstellung von Angeboten erzielt werden. Die Dauer für die Erstellung wird mindestens halbiert, in den meisten fällen noch viel mehr verkürzt. Eine Reduzierung auf 20-30% der ursprünglich notwendigen Zeit ist keine Seltenheit.

Erfolgsgarantie: Wenn innerhalb eines Projektes zur Beschleunigung Ihrer Angebotserstellung nicht wenigstens eine Halbierung der Arbeitszeit eintritt, zahlen Sie keinen einzigen EURO! Bereits gezahlte Beträge werden zurück erstattet, bzw. es wird erst gar keine Rechnung geschrieben.
Ausgenommen von den Zeiten sind Rücksprachen sowie Absprachen zwischen Ihnen und Ihren Kunden, die natürlich weiterhin wie gewohnt stattfinden müssen.

Referenzen

BB Engineering & Consulting hat bereits Erfahrungen gesammelt und Erfolge erzielt im Anlagen- und Maschinenbau sowie bei IT-Service Dienstleistern.

Bens eigene Geschichte

Ben ist Inhaber von BB Engineering & Consulting und berichtet im Folgenden über seinen Hintergrund, Start im Vertrieb und die Entwicklung des ersten Excel-basierten Angebotsmanagement Prozesses.

Nach dem Studium habe ich bei dem kleinen, etablierten Anlagenbauer Schirm Wärmetechnik GmbH aus dem Siegerland im Vertrieb angefangen. Das Unternehmen gab es bereits seit über 40 Jahren und wurde viele Jahre sogar ganz alleine vom Geschäftsführer (GF) betrieben. Es wurden Anlagen im hohen 5 stelligen bis zum mittleren 7-stelligen Betrag geplant, gebaut und in Betrieb genommen (Turn-Key Projekte).

Die Anfragen hat zuvor der GF abgewickelt. Kam eine Anfrage rein, wurden die technischen Details geklärt. Anschließend hat der GF aus vergangenen Projekten jene Anlagenteile verwendet, die für das neue Projekt ebenfalls in Frage kommen und dann entsprechend abgeändert. Copy-Paste Methode mit anschließender Bearbeitung. Dies galt für die Simulationen, die Spezifikation und die Kalkulationen. Dieser Weg hat einige Vorteile, jedoch auch erheblich Nachteile.
Für mich als Neuling war es fast unmöglich, die Anfragen so zu bearbeiten, wie es mein GF gemacht hat. Wie sollte ich 40 Jahre Erfahrung aufarbeiten und mir dabei noch alles merken können?

Anfangs habe ich mir noch mit Nachfragen geholfen und musste immer wieder nachhaken. Ich war auf den GF angewiesen und wühlte trotzdem irgendwie immer etwas im dunkeln. Die Erstellung eines Angebotes für eine komplexe Komplettanlage im 7-stelligen Umsatz-Bereich hat so 1-2 Monate gedauert. Für meinen GF war das völlig in Ordnung, er hatte mich hauptsächlich dafür eingestellt. Für mich war es eine langwierige und umständliche Strapaze, ein permanentes Wuseln und zurecht suchen. Insgesamt sehr unbefriedigend. Das musste doch irgendwie schneller gehen! Ein System musste her!

Rainer (li.) und Ben (re.) bei der erfolgreichen Inbetriebnahme einer Wärmerückgewinnungsanlage in Gomel – Weißrussland. Die Wärme aus den Abgasen einer Glasschmelzwanne konnte ausgekoppelt und genutzt werden, um Dampf zu erzeugen und eine 3MW Turbine anzutreiben.

Alle unsere Kalkulationen wurden mit Excel gemacht. Hauptsächlich mit Formeln, wie sie wahrscheinlich jeder schon mal mehr oder weniger verwendet hat. Doch Excel bietet noch viel mehr, eine Programmierumgebung namens VBA (Visual Basic for Applications), mit der sich vielfältige Berechnungen und Prozesse automatisieren lassen.
So habe ich im Jahr 2009 angefangen, mich ausgiebig mit VBA zu beschäftigen. Weiterhin musste ich die Muster erkennen, die hinter den Kalkulationen und Spezifikationen verborgen lagen. So habe ich dort nach Gemeinsamkeiten und Unterschieden geschaut und begonnen, diese in eine Art Fragenkatalog, ein formel-basiertes System zu gießen. Das alles hat natürlich viel länger gedauert, als die Erstellung eines Angebotes, doch ich wollte in das System investieren, um mir so die Arbeit in Zukunft leichter zu gestalten.

Nach wenigen Monaten war es geschafft und die erste Version des Projektmanagers mit Kalkulation und Spezifikationsbausteinen war geboren. Schon die erste Anfrage für ein Großprojekt konnte ich deutlich schneller bearbeiten. Statt den üblichen 6-8 Wochen brauchte ich nur noch 5 Arbeitstage! Nach weiteren Optimierungen in den folgenden Wochen dauert es nur noch 1-2 Tage.

Die Erstellung von Angeboten ging nicht nur viel schneller, die Arbeit war auch wesentlich erfüllender. Es war fast wie in einem Flow-Zustand, oder das Runners-High nach der ersten halben Stunde laufen. Das System hat einem viele Entscheidungen und Denkarbeit abgenommen und so die Arbeit leichter, angenehmer und viel effizienter gemacht.

Seit dem Beginn meiner Selbstständigkeit im Jahr 2012 habe ich auch in anderen Betrieben im Rahmen von Projektanstellungen oder Freelancer Aufträgen ähnliche Systeme verwendet und damit große Erfolge erzielt. Immer wieder kam Feedback  in der Art „Wow, das kann man alles mit Excel machen? Das habe ich nicht gewusst. Beeindruckend!“ „Das geht ja einfach, so macht Kalkulieren richtig Spaß!“ „Damit können wir Vertriebsmitarbeiter viel schneller einarbeiten, das kann ja fast jeder bedienen, so einfach ist das!“

Der ganze Code und das System wurden im Jahr 2023 komplett überarbeitet sowie erweitert. Seit dem biete ich die Einführung dieser Systeme als Dienstleistungspakete an.