System zur Angebotserstellung

„Ich habe 4-8 Wochen gebraucht, um ein komplexes Angebot für ein 5Mio.€ Projekt zu erstellen…

Inkl. Kalkulationen, Simulation und 60-Seiten Spezifikation

… Jetzt sind es nur noch 1-2 Tage für das gleiche Ergebnis!“

"Kalkulationen erarbeiten kann ja richtig Spaß machen!"

BB Engineering & Consulting unterstützt seine Kunden bei der Erstellung von einfach zu bedienenden Kalkulationsvorlagen und zugehörigen Textbausteinen, wie z.B.

  • Spezifikationen
  • Lasten- oder Pflichtenhefte
  • Statement of Work (SoW)
  • Angebotstexte

Mit Hilfe eines modularen Systems lassen sich Angebote inkl. aller Unterlagen in einem Bruchteil der sonst üblichen Zeit erstellen. Das führt zu wesentlich besseren Erfolgschancen im Vertrieb und macht auch bei Ihren Kunden einen sehr professionellen Eindruck.

Wer kann diesen Service nutzen? Wer kann davon profitieren?

  1. Unternehmen mit technisch anspruchsvollen Produkten oder Dienstleistungen, die ca. 20-200 Angebote pro Jahr im 5-7 stelligen Umsatzbereich erstellen.
  2. Grundlage der Angebote sind umfangreiche Berechnungen sowie Kalkulationen, die zum Großteil mit MS Excel oder Google Sheets erstellt werden.
  3. Neben den Berechnungen werden ausführliche Spezifikationen, Leistungsbeschreibungen, Pflichtenhefte oder Statement of Work (SoW) mit MS Word oder Google Docs angefertigt.
  4. Die Angebote werden bisher hauptsächlich durch das Kopieren vergangener Projekte und Anpassen an das neue Projekt erstellt. Es gibt kein bestehendes, festes System wie z.B. ein ERP System.

Mögliche Motivationen für eine Optimierung des Angebotsprozesses:

  1. Sie erhalten viele Anfragen, die kaum bearbeitet werden können. Sie möchten die Anfragen zeitnah bearbeiten und Angebote abgeben können.
  2. Sie möchten ein Vertriebsteam aufbauen bzw. vergrößern. Der Angebotsprozess soll möglichst einfach und skalierbar gestaltet sein.
  3. Sie möchten Ihre derzeitigen technischen Vertriebs-Experten entlasten und in anderen Bereichen nutzen, wie z.B. in der Akquise oder der Auftragsabwicklung.
  4. Sie möchten die Zahlen aus den Kalkulationen auch für andere Unternehmensbereiche nutzen, wie z.B. dem Projekt Controlling oder der Finanzplanung.
  5. Sie möchten die Erfahrung und das Fachwissen ihrer langjährigen Mitarbeiter in ein System integrieren, falls die Mitarbeiter nicht verfügbar sind (Krankheit, Urlaub) oder Ausscheiden (Rente, Kündigung).

Eine Frage der Philosophie und passender Werkzeuge

Um die Angebotserstellung wesentlich zu verbessern, wird auf eine Vielzahl von wirkungsvollen Methoden zurück gegriffen. Hierzu gehören

  • Modularisierungen und Standardisierungen
  • Vereinfachungen, übersichtliche Gestaltung, einfache Bedienung
  • Integration von Erfahrungen und Fachwissen in die Kalkulation
  • Ordnung und Struktur
  • Kalkulationen und Textbausteine miteinander verknüpfen
  • Verbesserte Prozesse und Gewohnheiten

Video Beispiel einer Angebotserstellung mit modularem System

Preis Beispiele

Natürlich ist jedes Unternehmen und damit jedes Projekt sehr individuell. Um ein Gefühl für die möglichen Preise zur Einführung eines solchen Systems zu bekommen, sind hier einige Beispiele aufgeführt. Auf begrenzte Zeit wird ein Einführungspreis für Neukunden gewährt.

Simpel

3.485 1.900€

Einführungspreis
  • Kalkulationsmodule (Excel/Google Sheets)
  • Textbausteine (Spezifikation, Leistungsbeschreibung, SoW,…)
  • Vorlagen (Angebot, AB, Rechnung…)
  • Excel Organisator, Projektmanager, Kontaktliste
  • Schulung

Komplex

14.000 7.900€

Einführungspreis
  • Kalkulationsmodule (Excel/Google Sheets)
  • Textbausteine (Spezifikation, Leistungsbeschreibung, SoW,…)
  • Vorlagen (Angebot, AB, Rechnung…)
  • Excel Organisator, Projektmanager, Kontaktliste
  • Schulung

Nur Software

200-900€

Auf Anfrage
  • Kalkulationsmodule (Excel/Google Sheets)
  • Textbausteine (Spezifikation, Leistungsbeschreibung, SoW,…)
  • Vorlagen (Angebot, AB, Rechnung…)
  • Excel Organisator, Projektmanager, Kontaktliste
  • Schulung

Sehr komplex

Preis

Auf Anfrage
  • Kalkulationsmodule (Excel/Google Sheets)
  • Textbausteine (Spezifikation, Leistungsbeschreibung, SoW,…)
  • Vorlagen (Angebot, AB, Rechnung…)
  • Excel Organisator, Projektmanager, Kontaktliste
  • Schulung

Simpel – Anhaltspunkte

  • Aktuell benötigen Sie ca. 3-7 Arbeitstage, um ein Angebot zu erstellen
  • Die Spezifikation/Leistungsbeschreibung/SoW umfasst ca. 1-5 Seiten
  • Es handelt sich um 1-5 einfache Maschinen, Anlagenteile, Service Dienstleistungen
  • Zur Berechnung der Preise dienen einfache Berechnungen, wie Dreisatz, Prozente, Querverweise aus einer einfachen Tabelle (z.B. Listenpreise)

Komplex – Anhaltspunkte

  • Aktuell benötigen Sie ca. 2-3 Wochen, um ein Angebot zu erstellen
  • Die Spezifikation/Leistungsbeschreibung/SoW umfasst ca. 6-25 Seiten
  • Es handelt sich um 6-12 einfache Maschinen, Anlagenteile oder Service Dienstleistungen
    Oder 2-3 sehr komplexe Maschinen, Anlagenteile oder Service Dienstleistungen
  • Zur Berechnung der Preise dienen neben einfachen Berechnungen auch komplexere Berechnungen, wie z.B. komplexe zusammengesetzte Formeln, Querverweise in umfangreiche Tabellen anhand mehrerer Parameter, Analyse vergangener Projekte und Abschätzung von zukünftigen Aufwendungen

Sehr komplex – Anhaltspunkte

  • Aktuell benötigen Sie mehr als 3 Wochen, um ein Angebot zu erstellen
  • Die Spezifikation/Leistungsbeschreibung/SoW umfasst mehr als 25 Seiten
  • Es handelt sich um mehr als 12 einfache Maschinen, Anlagenteile oder Service Dienstleistungen
    Oder mehr als 3 sehr komplexe Maschinen, Anlagenteile oder Service Dienstleistungen
  • Zur Berechnung der Preise dienen neben einfachen Berechnungen auch komplexere Berechnungen, wie z.B. komplexe zusammengesetzte Formeln, Quervereise in umfangreiche Tabellen anhand mehrerer Parameter, Analyse vergangener Projekte und Abschätzung von zukünftigen Aufwendungen

Weitere Leistungen – Preise auf Anfrage

  • Supportvertrag / Wartungsvertrag
  • Beratung zur professionellen Angebotserstellung
  • Ausschließlich Software und Schulung – Sie sind fit in Excel und trauen sich die Erstellung von Kalkulationsmodulen und Textbausteinen nach einer gewissen Einarbeitung und Schulung selbst zu.
  • Projektcontrolling (Vergleich Sollkosten-Istkosten auf Grundlage der Kalkulation)
  • Einbeziehung von Listenpreisen / Stücklisten (z.B. aus Lieferantenverträgen oder Engineering Programmen wie E-Plan, AutoCAD etc.)
  • Integration und Schnittstellen zu anderen Programme wie Simulationssoftware, CRM Systeme, Engineering Tools, Ressourcenverwaltung etc.
  • Finanzplanung (Startups, Investment)

100% Zufriedenheitsgarantie / Erfolgsgarantie

In der Regel können mit den eingesetzten Methoden, Tools und Werkzeugen erhebliche Geschwindigkeitsvorteile bei der Erstellung von Angeboten erzielt werden. Die Dauer für die Erstellung wird mindestens halbiert, in den meisten fällen noch viel mehr verkürzt. Eine Reduzierung auf 20-30% der ursprünglich notwendigen Zeit ist keine Seltenheit.

Erfolgsgarantie: Wenn innerhalb eines Projektes zur Beschleunigung Ihrer Angebotserstellung nicht wenigstens eine Halbierung der Arbeitszeit eintritt, zahlen Sie keinen einzigen EURO! Bereits gezahlte Beträge werden zurück erstattet, bzw. es wird erst gar keine Rechnung geschrieben.
Ausgenommen von den Zeiten sind Rücksprachen sowie Absprachen zwischen Ihnen und Ihren Kunden, die natürlich weiterhin wie gewohnt stattfinden müssen.

Referenzen

BB Engineering & Consulting hat bereits Erfahrungen gesammelt und Erfolge erzielt im Anlagen- und Maschinenbau sowie bei IT-Service Dienstleistern.

Produkt: Wärmerückgewinnungsanlagen – Aus den heißen Abgasen von Anlagen (Glas, Stahl…) wird die Wärme zurück gewonnen und für Heißwasser, Dampf,- oder Stromerzeugung genutzt.

Hier wurde das erste System zur verbesserten Angebotserstellung implementiert. Nach einigen Monaten Investment konnte die Zeit zur Angebotserstellung extrem reduziert werden. Statt vieler Wochen wurden nur noch wenige Tage gebraucht, um ein Angebot abzugeben. Besonders nützlich ist dies bei den vielen Richtpreisangeboten, die abgegeben wurden. Statt wochenlang Angebote zu erstellen, konnten die technischen Mitarbeiter Aufträge abwickeln und sich um den Unternehmensaufbau kümmern.

Dienstleistung: Annotation von Kamera- und Lidar Daten zur Vorbereitung des autonomen Fahrens.

Das dynamische und stark wachsende Startup understand.ai erweitert sein Leistungsspektrum in hohem Tempo. Die Kalkulationen wurden komplett neu gestaltet und an diese Bedingungen angepasst. Es konnte ein System geschaffen werden, welches einfach zu bedienen ist, neuen Mitarbeitern schnell näher gebracht werden kann und weiterhin völlig modular aufgebaut ist. So lassen sich auch sehr unterschiedliche Kundenwünsche mit den passenden, konfigurierbaren Modulen schnell abbilden and anbieten.
Insgesamt wurden hier ca. 20 frei kombinierbare Module entwickelt und weiterhin ein Konfigurator zur automatischen Angebotserstellung. Die Umgebung war Google Sheets, genutzt wurde die Programmiersprache Google Action Script (JavaScript basiert)

Dienstleistung: Materialforschung mit Hilfe von KI-Unterstützung als Service

Die ExoMatter GmbH wurde während ihrer Gründung begleitet. Neben einer Beratung zum Unternehmensaufbau wurde hier ein Modulsystem für die Kalkulation und Leistungsbeschreibung erstellt. Die Kalkulationsmodule sind an die Textbausteine der Leistungsbeschreibung gekoppelt, was das Erstellen von Angeboten sehr vereinfacht und beschleunigt.

Bens eigene Geschichte

Ben ist Inhaber von BB Engineering & Consulting und berichtet im Folgenden über seinen Hintergrund, Start im Vertrieb und die Entwicklung des ersten Excel-basierten Angebotsmanagement Prozesses.

Nach dem Studium habe ich bei dem kleinen, etablierten Anlagenbauer Schirm Wärmetechnik GmbH aus dem Siegerland im Vertrieb angefangen. Das Unternehmen gab es bereits seit über 40 Jahren und wurde viele Jahre sogar ganz alleine vom Geschäftsführer (GF) betrieben. Es wurden Anlagen im hohen 5 stelligen bis zum mittleren 7-stelligen Betrag geplant, gebaut und in Betrieb genommen (Turn-Key Projekte).

Die Anfragen hat zuvor der GF abgewickelt. Kam eine Anfrage rein, wurden die technischen Details geklärt. Anschließend hat der GF aus vergangenen Projekten jene Anlagenteile verwendet, die für das neue Projekt ebenfalls in Frage kommen und dann entsprechend abgeändert. Copy-Paste Methode mit anschließender Bearbeitung. Dies galt für die Simulationen, die Spezifikation und die Kalkulationen. Dieser Weg hat einige Vorteile, jedoch auch erheblich Nachteile.
Für mich als Neuling war es fast unmöglich, die Anfragen so zu bearbeiten, wie es mein GF gemacht hat. Wie sollte ich 40 Jahre Erfahrung aufarbeiten und mir dabei noch alles merken können?

Anfangs habe ich mir noch mit Nachfragen geholfen und musste immer wieder nachhaken. Ich war auf den GF angewiesen und wühlte trotzdem irgendwie immer etwas im dunkeln. Die Erstellung eines Angebotes für eine komplexe Komplettanlage im 7-stelligen Umsatz-Bereich hat so 1-2 Monate gedauert. Für meinen GF war das völlig in Ordnung, er hatte mich hauptsächlich dafür eingestellt. Für mich war es eine langwierige und umständliche Strapaze, ein permanentes Wuseln und zurecht suchen. Insgesamt sehr unbefriedigend. Das musste doch irgendwie schneller gehen! Ein System musste her!

Rainer (li.) und Ben (re.) bei der erfolgreichen Inbetriebnahme einer Wärmerückgewinnungsanlage in Gomel – Weißrussland. Die Wärme aus den Abgasen einer Glasschmelzwanne konnte ausgekoppelt und genutzt werden, um Dampf zu erzeugen und eine 3MW Turbine anzutreiben.

Alle unsere Kalkulationen wurden mit Excel gemacht. Hauptsächlich mit Formeln, wie sie wahrscheinlich jeder schon mal mehr oder weniger verwendet hat. Doch Excel bietet noch viel mehr, eine Programmierumgebung namens VBA (Visual Basic for Applications), mit der sich vielfältige Berechnungen und Prozesse automatisieren lassen.
So habe ich im Jahr 2009 angefangen, mich ausgiebig mit VBA zu beschäftigen. Weiterhin musste ich die Muster erkennen, die hinter den Kalkulationen und Spezifikationen verborgen lagen. So habe ich dort nach Gemeinsamkeiten und Unterschieden geschaut und begonnen, diese in eine Art Fragenkatalog, ein formel-basiertes System zu gießen. Das alles hat natürlich viel länger gedauert, als die Erstellung eines Angebotes, doch ich wollte in das System investieren, um mir so die Arbeit in Zukunft leichter zu gestalten.

Nach wenigen Monaten war es geschafft und die erste Version des Projektmanagers mit Kalkulation und Spezifikationsbausteinen war geboren. Schon die erste Anfrage für ein Großprojekt konnte ich deutlich schneller bearbeiten. Statt den üblichen 6-8 Wochen brauchte ich nur noch 5 Arbeitstage! Nach weiteren Optimierungen in den folgenden Wochen dauert es nur noch 1-2 Tage.

Die Erstellung von Angeboten ging nicht nur viel schneller, die Arbeit war auch wesentlich erfüllender. Es war fast wie in einem Flow-Zustand, oder das Runners-High nach der ersten halben Stunde laufen. Das System hat einem viele Entscheidungen und Denkarbeit abgenommen und so die Arbeit leichter, angenehmer und viel effizienter gemacht.

Seit dem Beginn meiner Selbstständigkeit im Jahr 2012 habe ich auch in anderen Betrieben im Rahmen von Projektanstellungen oder Freelancer Aufträgen ähnliche Systeme verwendet und damit große Erfolge erzielt. Immer wieder kam Feedback  in der Art „Wow, das kann man alles mit Excel machen? Das habe ich nicht gewusst. Beeindruckend!“ „Das geht ja einfach, so macht Kalkulieren richtig Spaß!“ „Damit können wir Vertriebsmitarbeiter viel schneller einarbeiten, das kann ja fast jeder bedienen, so einfach ist das!“

Der ganze Code und das System wurden im Jahr 2023 komplett überarbeitet sowie erweitert. Seit dem biete ich die Einführung dieser Systeme als Dienstleistungspakete an.

FAQ – Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einführung eines solchen Systems?

Oft können maßgebliche Erfolge schon innerhalb weniger Wochen, bei sehr komplexen Produkten oder Dienstleistungen innerhalb weniger Monate erzielt werden. Die Angebote können dann häufig schon doppelt so schnell erstellt werden.